CRM systemer har levet en omtumlet tilværelse gennem de sidste mange år, da man hurtigt fandt ud af fordelene ved disse frem for separate softwarepakker, der ofte har problemer med udvekslingen af data mellem dem. CRM systemer dukkede op i perioden 1970-2000, hvor de især var kendetegnet ved at være ekstremt kostbare og tidskrævende at tilpasse til den enkelte virksomhed, samt de også havde behov for regelmæssig opdatering og vedligeholdelse, og endelig var de ikke altid mulige at udbygge til virksomhedens behov.
Alligevel var CRM systemer den bedste løsning på daværende tidspunkter, da de trods alt kunne håndtere alle firmaets forretningsgange i ét samlet system, hvor data kunne udveksles på kryds og tværs mellem systemets moduler såsom kundekartotek, lager, ordrer, levering, restordrer, reklamationer mm. Dengang var det altså en økonomisk balancegang om, hvorvidt det kunne forsvare sig at investere flere 100.000 kroner i et CRM system eller holde sig til enkeltstående kontorpakker, kalender, mail og finansprogrammer, der trods alt også kunne rende op i rimeligt store investeringer, men disse separate programmer var knapt så effektive og tidsbesparende som CRM løsningen.
Fordele med en online CRM løsning
Før internettets udbredelse var CRM systemer stand alone i virksomheden, hvor der altså var brug for en stor server, et avanceret netværk samt en backupserver til at kunne håndtere firmaets databehandling. Langt hovedparten af de nyeste CRM systemer er i dag online løsninger, hvor firmaet ikke har de mange krav til IT udstyr, da man blot via nettet logger ind på udbyderens server, hvorved man får adgang til alle relevante data, der kan trækkes ud efter behov.
Dette er dermed en langt billigere løsning end de tidligere CRM systemer på markedet, og hvis man vælger en leverandør med en universelle online CRM systemer som webCRM, så kan man komme ned på et abonnement på omkring 200 kr. om måneden pr. bruger, og så er der fri service og support med i prisen. Dermed er denne type produkter utroligt velegnede til IT funktionen i de virksomheder, der har med kunder og varer at gøre, hvilket vil sige hovedparten af de danske firmaer.
Funktioner i et online CRM system
Selv de mindste online CRM systemer har i dag har meget avancerede funktioner til rådighed, således det er nemt at implementere en løsning for en nystartet virksomhed, og systemet er også nemt at udbygge fremover. En virksomhed vil ofte have behov for disse funktioner i en vis udstrækning:
- En struktureret kundedatabase med pipelinestyring.
- Muligheder for rapporteringer med statistikker og balancer.
- Mulighed for at omdøbe skabeloner til virksomhedens brug.
- Integrere kalender og mail med resten af systemet.
- Indeholde et indbygget ERP finansprogram såsom e-conomic.
- Have telefonsupport fra leverandøren.
Når man skal tage beslutning om et IT-system til virksomheden, så kan man derfor håndtere de typiske opgaver i ét samlet IT system, hvor alle medarbejderne til enhver tid kan trække de ønskede oplysninger ud i en fart, hvilket både er god kundeservice samt en effektiv måde at drive virksomheden på. Med et online CRM system vil man slippe for dobbeltindtastninger og dermed spare tid og dermed nemt kunne drive virksomheden rentabelt og effektivt.