Det er ingen hemmelighed, at viden er magt, da dette har været tilfældet igennem hele verdenshistorien. Via internettet kan alle hente uendelige former for viden, så kunsten består i at kun indhente den relevante viden og præsentere den hurtigt og effektivt, da al unødvendig viden reelt blot er en tidsrøver. Når en virksomhed skal arbejde effektivt, så skal firmaets viden også distribueres på rette måde for at virke hensigtsmæssigt. Visse overordnede beslutninger skal firmaets ledelse håndtere, mens mail korrespondance og anden kundeservice samt øvrige kundeekspeditioner klares af de respektive medarbejdere. Op igennem systemet er det dog nødvendigt for visse medarbejdere at kunne trække på de nødvendige oplysninger, som skal deles mellem de relevante medarbejdere. Til dette formål anvender man et specielt ESDH-system, der netop har til formål at gøre viden let tilgængelig, således sager og henvendelser lettere kan registreres og findes frem.
Krav til et effektivt ESDH-system
Et godt og velfungerende ESDH-system skal være fleksibelt og gerne kunne opfylde disse krav:
- Brevfletning.
- Integration til telefonsystem.
- Have vandtætte skotter.
- Være integreret med Microsoft Office.
- Skal indeholde et medlemssystem.
- Indeholde modtagelse og arkivering af mails.
- Oprettelse af workflow og arbejdsgange i systemet.
- Have en mobil løsning.
- Kunne generere diverse statistikker og rapporter.
- Have dokumentstyring.
Man anvender i dag ESDH-systemer i både skoler, den offentlige sektor samt i private virksomheder, idet man derved nemt og effektivt kan deles om viden og data. I private eller mindre sammenhænge kan man endda anvende billige eller visse gange helt gratis løsninger såsom:
- Dropbox
- Google Drive
- Microsoft One
Her kan man oprette et online lager, hvor man kan deles om indholdet samt redigere i indholdet, der automatisk lagres på en cloud løsning i skyen. Mange virksomheder anvender professionelle løsninger til at gemme deres data med en cloud løsning, som dels er mere sikker og nem at tilgå.
Microsoft SharePoint
ESDH dækker over flere begrebet såsom forskellige IT-løsninger med styringssoftware, hvor man håndterer journaler, arkiver, sagsmapper, billedmaterialer, dokumenter mv. Man har altid haft et ønske om, at et effektivt ESDH-system organisatorisk set skulle være et tværgående system, som håndterer alle dokumenter i firmaet. Systemet indeholder normalt en capture-funktion til modtagelse af dokumenter, hvilket kan være scannede dokumenter eller tekstdokumenter. Mails skal systemet kunne journalisere strategisk sammen med de øvrige dokumenter. Staten har været et foregangseksempel, når man har skullet oprette registre over personer i CPR-registret, virksomheder i CVR-registret samt BBR-registret med boliger. De fleste virksomheder anvender Microsoft SharePoint, der kom frem i 2001, og lige siden har dette været det mest udbredte system i verden. Microsoft SharePoint er naturligvis fuldt integreret med de øvrige Microsoft Office programmer, som de fleste kender i forvejen, og integration samt kompatibilitet har altid været vigtige parametre til at få mange brugere verden over.
Billede: Kinologik 
Billede: kilokon.tw