Man læser ofte i medierne om store kuldsejlede IT-projekter til mange millioner kroner, og det er både indenfor den offentlige sektor samt i det private erhvervsliv. Problemet skyldes flere parametre og aspekter, men fælles for projekterne er dårligt overblik og struktur samt elendig kommunikation og projektledelse. Det virkelige problem er ofte en kombination af disse ledelsesværktøjer, og kommunikation er et nøgleord i den sammenhæng.
Vigtigheden af god kommunikation
I forbindelse med IT-projekter er effektiv ledelse og kommunikation meget vigtigt, da mange ting skal spille sammen og gå op i en højere enhed for at virke efter hensigten. Hvis den rette kommunikation ikke når frem i tide, så kan det få en afgørende rolle for projekts overlevelse. Udviklingen går meget stærkt på IT-området, så derfor spiller timing en afgørende rolle, og et projekt må derfor helst ikke blive forsinket, da man så hurtigt vil kunne overhales af eventuelle konkurrenter. Man kan ikke undgå at tænke på f.eks. planlægningen af DSBs anskaffelse af IC4 togene samt det ambitiøse IT-system til Danmarks AF-kontorer, som aldrig rigtigt kom i brug trods enorme resurser brugt til administration og ledelse af projekterne. Alfa og Omega er derfor, at struktur og kommunikation er vigtige nøgleord i alle typer af projektledelse, så man får lavet de rette opgaver til rette tid.
Fejl ved IT-projektledelse
For at IT-projekter skal få succes, er det nødvendigt, at disse tre faktorer er i balance:
- Tid
- Omkostninger
- Scope (omfang)
Dette kan være vanskeligt i virkeligheden, og successer opstår på grund af dygtige ledere inden for projektledelse, arkitektur og kvalitetssikring, som sikrer at anvendt tid, omkostninger og scope er tilpasset såvel it-organisationen såvel som virksomheden. Alle virksomheder kan naturligvis ikke håndtere alle opgaver i forbindelse med et større IT-ledelsesprojekt, så derfor bør man ansætte kvalificerede medhjælpere i firmaet eller eksterne konsulenter, så man nemmere kan tage de vigtige beslutninger ud fra et godt beslutningsgrundlag. Dygtige projektledere kan effektivt udnytte deres viden og færdigheder for at kunne navigere gennem de kritiske områder af ethvert IT-projekt. Ved implementering af et integreret IT-system, så kan man opnå en stor gevinst, hvis man har struktureret de rette behov fra starten af, og i modsat fald kan man risikere at ende med et projekt, der ikke kan løfte den ønskede opgave på tilfredsstillende vis.