Hvis man benytter Excel til CRM samt opsamling af CRM-data, vil der være både fordele og ulemper forbundet med arbejdsgangen, men som vi ser det, vil der primært være forbundet ulemper med det. Læs med her, når vi kommer med vores bud på, hvorfor Excel er et no-go til CRM.

Excel er kendt af mange, og programmet benyttes af mange virksomheder også som en regnemaskine. Hvis du spørger os, så stopper programmets potentiale her.

B2B-virksomheder, marketing aktivitet og Excel?

De fleste mennesker kan nikke genkendende til, at de har benyttet Excel i forbindelse med salgs- eller marketing aktiviteter. Det forholder sig ofte således, at Excel benyttes som en lang liste over emner, kundelister eller lister med kontaktpersoner. Hvis du har været hos et telemarketingsfirma før, så har du helt sikkert set emnerne (kunderne) opstillet i et Excel ark.

Hvorfor er det egentlig, at Excel er benyttet så ofte, som vi ser det i store danske B2B-virksomheder, der i virkeligheden burde benytte sig af relationsbaserede CRM-systemer. Sådan forholder det sig nok engang ikke altid, og svaret på det førnævnte omkring brugen af Excel fremfor CRM-systemer er et simpelt svar. Excel er et kendt og særdeles anvendt blandt den danske befolkning. Derudover er det naturligvis utrolig let at benytte.

Et godt kendskab til programmet fra befolkningens side samt letanvendeligt; her finder vi nogle af de store faktorer bag, at det ofte benyttes til CRM.

CRM og data

CRM-systemer består hovedsagligt af en database og en grænseoverflade, hvor medarbejderne nemt kan oprette den nødvendige data i systemet. Som regel vil det være data om kunder, emner eller måske ligefrem et igangværende salg. En af de store fordele ved CRM-systemet her er, at du løbende kan opdatere alt data, som du ønsker.

Derudover får du muligheden for, via CRM-systemet, at styre hvilke arbejdsprocesser, der gør sig gældende i din virksomhed. Hvis du får brug for at dele dataene med nogle specifikke medarbejdere, kan du nemt og hurtigt gøre dette.

Konkrete Excel-ulemper

Hidtil er der blevet nævnt nogle få fordele, der er forbundet med Excel, men helt konkret er der ligeledes ulemper forbundet med programmet og brugen af det til CRM.

I en virksomhed er det vigtigt, at alle medarbejdere nemt kan få adgang til systemet, og ligeledes at der er flere, om nødvendigt, der kan navigere rundt i databaser samt lave ændringer. Her er Excel håbløst – det er på ingen måde egnet til, at der er flere, der kan benytte det på samme tid; i hvert fald ikke det samme dokument. I forlængelse af det kommer problemstillingen, at det er besværligt og kompliceret at dele data, når man benytter Excel, hvilket ikke er optimalt i en virksomhed.

Når man benytter Excel til CRM, er der en større sandsynlighed for, at de data man behandler forsvinder og går tabt. I værste tilfælde kunne dataen gå til en konkurrent, for det er ingen hemmelighed, at data i Excel er transportabelt – måske for transportabelt – og det kan i sidste ende betyde, at virksomhedens data ender et sted, som ikke er ideelt for virksomheden.

Konkrete fordele ved CRM

Kundeforhold i en virksomhed skal som regel styres på tværs af mange forskellige afdelinger. Det kan være marketing, salg og måske endda kundeservice. Hvad nytte har det, hvis kundeservice eksempelvis ikke kan se, at en loyal kunde gennem måske 20 år, skal have en kreditnota. Det har absolut ingen nytte, og det kan i værste fald betyde, at virksomheden mister en loyal kunde.

En succesfuld virksomhed formår at få alle kunder til at føle sig specielle. Med et CRM-system er en af de helt store fordele, at der nemt kan udvikles stærke og lange relationer med et personligt tvist. De fleste virksomheder går op i at tjene penge, og et CRM-system giver fremragende muligheder for mer- eller krydssalg.

Derfor anbefaler vi altid CRM fremfor Excel. Det er uden tvivl en investering, der på sigt vil gavne virksomheden og dens bundlinje.