Fordele med online CRM systemer

CRM systemer har levet en omtumlet tilværelse gennem de sidste mange år, da man hurtigt fandt ud af fordelene ved disse frem for separate softwarepakker, der ofte har problemer med udvekslingen af data mellem dem. CRM systemer dukkede op i perioden 1970-2000, hvor de især var kendetegnet ved at være ekstremt kostbare og tidskrævende at tilpasse til den enkelte virksomhed, samt de også havde behov for regelmæssig opdatering og vedligeholdelse, og endelig var de ikke altid mulige at udbygge til virksomhedens behov.

Alligevel var CRM systemer den bedste løsning på daværende tidspunkter, da de trods alt kunne håndtere alle firmaets forretningsgange i ét samlet system, hvor data kunne udveksles på kryds og tværs mellem systemets moduler såsom kundekartotek, lager, ordrer, levering, restordrer, reklamationer mm. Dengang var det altså en økonomisk balancegang om, hvorvidt det kunne forsvare sig at investere flere 100.000 kroner i et CRM system eller holde sig til enkeltstående kontorpakker, kalender, mail og finansprogrammer, der trods alt også kunne rende op i rimeligt store investeringer, men disse separate programmer var knapt så effektive og tidsbesparende som CRM løsningen.

Fordele med en online CRM løsning

Før internettets udbredelse var CRM systemer stand alone i virksomheden, hvor der altså var brug for en stor server, et avanceret netværk samt en backupserver til at kunne håndtere firmaets databehandling. Langt hovedparten af de nyeste CRM systemer er i dag online løsninger, hvor firmaet ikke har de mange krav til IT udstyr, da man blot via nettet logger ind på udbyderens server, hvorved man får adgang til alle relevante data, der kan trækkes ud efter behov.

Dette er dermed en langt billigere løsning end de tidligere CRM systemer på markedet, og hvis man vælger en leverandør med en universelle online CRM systemer som webCRM, så kan man komme ned på et abonnement på omkring 200 kr. om måneden pr. bruger, og så er der fri service og support med i prisen. Dermed er denne type produkter utroligt velegnede til IT funktionen i de virksomheder, der har med kunder og varer at gøre, hvilket vil sige hovedparten af de danske firmaer.

Funktioner i et online CRM system

Selv de mindste online CRM systemer har i dag har meget avancerede funktioner til rådighed, således det er nemt at implementere en løsning for en nystartet virksomhed, og systemet er også nemt at udbygge fremover. En virksomhed vil ofte have behov for disse funktioner i en vis udstrækning:

  • En struktureret kundedatabase med pipelinestyring.
  • Muligheder for rapporteringer med statistikker og balancer.
  • Mulighed for at omdøbe skabeloner til virksomhedens brug.
  • Integrere kalender og mail med resten af systemet.
  • Indeholde et indbygget ERP finansprogram såsom e-conomic.
  • Have telefonsupport fra leverandøren.

Når man skal tage beslutning om et IT-system til virksomheden, så kan man derfor håndtere de typiske opgaver i ét samlet IT system, hvor alle medarbejderne til enhver tid kan trække de ønskede oplysninger ud i en fart, hvilket både er god kundeservice samt en effektiv måde at drive virksomheden på. Med et online CRM system vil man slippe for dobbeltindtastninger og dermed spare tid og dermed nemt kunne drive virksomheden rentabelt og effektivt.

Forbedre måden din virksomhed kører på

Der er mange gøremål og arbejdsopgaver forbundet med en virksomhed, hvorfor det til tider kan synes noget uoverskueligt. Der findes dog heldigvis råd for det, og værktøjer, der kan hjælpe dig med at forbedre måden din virksomhed kører på. Med Microsoft AX 7 Dynamics kan du nemlig få et bedre overblik over din virksomheds infrastruktur ved hjælp af det unikke ERP system, der har et brugervenligt design, der gør det nemt for dine medarbejdere at tilgå systemet og forbedre virksomheden ved at integrere alle virksomhedens funktioner, herunder ordrebehandling, lagerstyring, salg, indkøb og finansielle funktioner.

Microsoft Dynamics AX 7 vs. AX 2012

Microsoft AX 7 Dynamics er en udvikling af Dynamics systemerne, der er i fuld overensstemmelse med Microsofts CEO, Satya Nadellas, fokus på service orientering. AX 7 er samtidig med til at forbedre måden din virksomhed drives på i stedet for bare at implementere eksisterende teknologier i nye udgivelser.

Kernedesignet i Microsoft Dynamics AX 7 gør overgangen fra det tidligere system AX 2012 til AX 7 væsentlig nemmere for mange kunder, når man opgraderer scripts. Data migrations værktøjer dermed bliver tilgængelige.

En væsentlig forskel er, at AX 7 leverer en PAAS løsning med en HTML5 baseret brugerflade, hvilket ikke kun er en teknisk opgradering af den hjemmevante platform, men samtidig en ny måde at implementere ERP på.

Microsoft AX 7 Dynamics fordele

  • Giver et operationelt indblik i virksomheden hurtigere
  • Skalerer virksomhedens operationer globalt
  • Giver dine medarbejdere mulighed for at samarbejde bedre og mere effektivt
  • Indeholder en sikker løsning i skyen
  • Giver adgang til relevante informationer, når som helt, hvor som helt på alle enheder
  • Skyen giver fleksibilitet og mulighed for at udvide virksomheden
  • Forbedrer forretningsplanlægningen samt udførelsen med anvendelige implementeringer
  • Lettilgængelige løsninger og ressourcer
  • Hjælper til at opnå større forretningsværdi hurtigere – kom hurtigere fra idé til eksekvering

Makulator til databeskyttelse på arbejdspladsen

940502455_6b0815d87e_b_shredder

I en tidsalder, hvor oplysninger kan deles vidt og bredt ved et enkelt klik på en knap, har databeskyttelse aldrig været vigtigere. Overtrædelse af forkert brug af data på din arbejdsplads kan have alvorlige konsekvenser, herunder juridiske konsekvenser, hvis følsomme eller private oplysninger deles eller på anden måde lækkes. Det er grunden til at, det er enormt vigtigt at skabe en databeskyttelsespolitik på din arbejdsplads, der sikrer at alle medarbejdere kender de bedste metoder til at beskytte klienter og virksomhedens data og hjælper med at minimere risikoen for brud på datasikkerheden.

En databeskyttelsespolitik bør omfatte alle de måder, du ønsker dine medarbejdere til at arbejde for at sikre, at data er privat og fortroligt på alle tidspunkter. Du skal klart skitsere, hvad du gør og ikke forventer af hver af dine medarbejdere, når det kommer til deres arbejdsmetoder.

En effektiv og sikker metode til databeskyttelse

Makulering af dokumenter er en af de mest sikre måder til bortskaffelse af data, uanset om det er fortrolige data eller ej. Makulering af dokumenter er hurtigt, nemt og minimerer risikoen for at følsomme data og oplysninger forlader dine lokaler. Din datapolitik beskyttelse bør omfatte instruktioner til at makulere alle dokumenter, breve, notater og udskrifter, der henviser til den virksomhed eller dine kunder, med oplysninger om hvor makuleringsaffald skal tømmes. Det er nemlig også vigtigt at have sikker affald på din arbejdsplads, der hjælper dig med at sikre, at følsomme oplysninger i enhver form bortskaffes omhyggeligt. En beholder til sikker affald kan ikke åbnes, så dokumenter og breve kan ikke hentes, når de først er smidt ud. Derudover kan det være en god idé at inkludere en ’ren skrivebords-politik’ i din databeskyttelsespolitik. På arbejdspladsen. Dette vil instruere medarbejderne til ikke at efterlade filer, breve, e-mails eller dokumenter spredt på deres skrivebord, når de forlader det.

Beskyt din virksomhed og anskaf en makulator nu

Vil du være med til at beskytte din virksomhed og sikre, at fortrolig data om virksomheden og klienter ikke lækkes, kan du købe en makulator til databeskyttelse hos Lyreco lige nu.

Billede: joebeone

Billede: Joelk75

Anvendelsesområder for Dynamics AX Power

6688652773_23bd26b5cf_b_dropbox

Der stilles hele tiden større og mere komplekse krav til de enkelte virksomheders IT systemer, da der hersker stor konkurrence på markedet efter kundernes gunst. Virksomhedens beslutningstagere får dagligt flere oplysninger og nyheder, der skal analyseres og vurderes, så man hurtigt kan behandle denne mængde data og udtrække de vigtigste, der skal præsenteres på en overskuelig måde, så andre nemt kan sætte sig ind i situationen. I dag går man desuden i stigende omfang over til cloud-baserede software løsninger, da man derved altid har online tilgang til disse, flere brugermuligheder samt automatisk backup og opdatering. Her kommer der en nærmere beskrivelse af Microsoft programmet Dynamics AX Power BI, der er et af markedets mest udbredte og universelt anvendelige analyse- og præsentationsværktøjer.

Fakta om Dynamics AX Power BI

Faktisk har Microsoft udviklet en hel familie af softwareværktøjer, der kaldes for Microsoft Dynamics. Programmet Microsoft Dynamics AX Power BI står for Business Intelligence, og her er tale om et cloudbaseret analyseværktøj, som kan udtrække og behandle data, så man til enhver tid er i stand til at visualisere og analysere sine data gennem visuelle skærmbilleder fra sin terminal. Det kan være enormt tidskrævende og uoverskueligt, hvis man manuelt skal gennemgå mange tal og tabeller, og Dynamics AX Power BI kan derfor være en stor hjælp til at opnå indsigtsfulde og stærke analyser gennem visualiserede datasæt.

Dermed kan du og dine kollegaer meget hurtigere og nemmere foretage bedre og mere effektive beslutninger. Man opnår dels et 360 graders overblik over alle relevante måleparametre i realtid, og desuden bliver alle dataene lagret centralt. Dermed er det muligt at tilgå disse data fra både pc, tablets og mobiltelefoner, og dataene er naturligvis kompatible med Microsoft Office standarden. Dataene kan endvidere nemt udveksles med ERP-løsninger som for eksempel det udbredte system Microsoft Dynamics AX. Man kan med Power BI nemt skabe rapporter, der kan trækkes ud efter behov. Dermed er Dynamics AX Power BI et effektivt værktøj til teamarbejde, hvor man deles om mange data, der skal analyseres og præsenteres blandt medarbejderne.

Sådan kommer man i gang med Dynamics AX Power BI

Såfremt flere af virksomhedens medarbejdere i forvejen er Microsoft certificerede, så kan man selv installere og tilpasse Microsoft Dynamics AX Power BI, men mange mindre og mellemstore virksomheder bør nok først konsultere en specialist på området som eksempelvis AlfaPeople, der har som hovedområde at rådgive og tilpasse software løsninger for virksomheder, der har behov for IT systemer indenfor analyse og præsentation af store komplekse datamængder. Dette universelle softwareværktøj henvender sig fortrinsvist til forretningsanalytikere og andre fagfolk, der har brug for disse funktioner:

  • Import af data
  • Oprettelse af data
  • Generering af stærke visuelle rapporter
  • Skabe individuelle indholdspakker efter behov
  • Give adgang til data og rapporter fra alle enheder
  • Kundeservice og kundeinteraktion
  • Produktion
  • Økonomi
  • HR

Billede: bovinity

IT-projektledelse og kommunikation

Man læser ofte i medierne om store kuldsejlede IT-projekter til mange millioner kroner,  og det er både indenfor den offentlige sektor samt i det private erhvervsliv. Problemet skyldes flere parametre og aspekter, men fælles for projekterne er dårligt overblik og struktur samt elendig kommunikation og projektledelse. Det virkelige problem er ofte en kombination af disse ledelsesværktøjer, og kommunikation er et nøgleord i den sammenhæng.

Vigtigheden af god kommunikation

I forbindelse med IT-projekter er effektiv ledelse og kommunikation meget vigtigt, da mange ting skal spille sammen og gå op i en højere enhed for at virke efter hensigten. Hvis den rette kommunikation ikke når frem i tide, så kan det få en afgørende rolle for projekts overlevelse. Udviklingen går meget stærkt på IT-området, så derfor spiller timing en afgørende rolle, og et projekt må derfor helst ikke blive forsinket, da man så hurtigt vil kunne overhales af eventuelle konkurrenter. Man kan ikke undgå at tænke på f.eks. planlægningen af DSBs anskaffelse af IC4 togene samt det ambitiøse IT-system til Danmarks AF-kontorer, som aldrig rigtigt kom i brug trods enorme resurser brugt til administration og ledelse af projekterne. Alfa og Omega er derfor, at struktur og kommunikation er vigtige nøgleord i alle typer af projektledelse, så man får lavet de rette opgaver til rette tid.

Fejl ved IT-projektledelse

For at IT-projekter skal få succes, er det nødvendigt, at disse tre faktorer er i balance:

  1. Tid
  2. Omkostninger
  3. Scope (omfang)

Dette kan være vanskeligt i virkeligheden, og successer opstår på grund af dygtige ledere inden for projektledelse, arkitektur og kvalitetssikring, som sikrer at anvendt tid, omkostninger og scope er tilpasset såvel it-organisationen såvel som virksomheden. Alle virksomheder kan naturligvis ikke håndtere alle opgaver i forbindelse med et større IT-ledelsesprojekt, så derfor bør man ansætte kvalificerede medhjælpere i firmaet eller eksterne konsulenter, så man nemmere kan tage de vigtige beslutninger ud fra et godt beslutningsgrundlag. Dygtige projektledere kan effektivt udnytte deres viden og færdigheder for at kunne navigere gennem de kritiske områder af ethvert IT-projekt. Ved implementering af et integreret IT-system, så kan man opnå en stor gevinst, hvis man har struktureret de rette behov fra starten af, og i modsat fald kan man risikere at ende med et projekt, der ikke kan løfte den ønskede opgave på tilfredsstillende vis.

Vidensdeling med ESDH-systemer

Det er ingen hemmelighed, at viden er magt, da dette har været tilfældet igennem hele verdenshistorien. Via internettet kan alle hente uendelige former for viden, så kunsten består i at kun indhente den relevante viden og præsentere den hurtigt og effektivt, da al unødvendig viden reelt blot er en tidsrøver. Når en virksomhed skal arbejde effektivt, så skal firmaets viden også distribueres på rette måde for at virke hensigtsmæssigt. Visse overordnede beslutninger skal firmaets ledelse håndtere, mens mail korrespondance og anden kundeservice samt øvrige kundeekspeditioner klares af de respektive medarbejdere. Op igennem systemet er det dog nødvendigt for visse medarbejdere at kunne trække på de nødvendige oplysninger, som skal deles mellem de relevante medarbejdere. Til dette formål anvender man et specielt ESDH-system, der netop har til formål at gøre viden let tilgængelig, således sager og henvendelser lettere kan registreres og findes frem.

Krav til et effektivt ESDH-system

Et godt og velfungerende ESDH-system skal være fleksibelt og gerne kunne opfylde disse krav:

  • Brevfletning.
  • Integration til telefonsystem.
  • Have vandtætte skotter.
  • Være integreret med Microsoft Office.
  • Skal indeholde et medlemssystem.
  • Indeholde modtagelse og arkivering af mails.
  • Oprettelse af workflow og arbejdsgange i systemet.
  • Have en mobil løsning.
  • Kunne generere diverse statistikker og rapporter.
  • Have dokumentstyring.

Man anvender i dag ESDH-systemer i både skoler, den offentlige sektor samt i private virksomheder, idet man derved nemt og effektivt kan deles om viden og data. I private eller mindre sammenhænge kan man endda anvende billige eller visse gange helt gratis løsninger såsom:

  • Dropbox
  • Google Drive
  • Microsoft One

Her kan man oprette et online lager, hvor man kan deles om indholdet samt redigere i indholdet, der automatisk lagres på en cloud løsning i skyen. Mange virksomheder anvender professionelle løsninger til at gemme deres data med en cloud løsning, som dels er mere sikker og nem at tilgå.

Microsoft SharePoint

ESDH dækker over flere begrebet såsom forskellige IT-løsninger med styringssoftware, hvor man håndterer journaler, arkiver, sagsmapper, billedmaterialer, dokumenter mv. Man har altid haft et ønske om, at et effektivt ESDH-system organisatorisk set skulle være et tværgående system, som håndterer alle dokumenter i firmaet. Systemet indeholder normalt en capture-funktion til modtagelse af dokumenter, hvilket kan være scannede dokumenter eller tekstdokumenter. Mails skal systemet kunne journalisere strategisk sammen med de øvrige dokumenter. Staten har været et foregangseksempel, når man har skullet oprette registre over personer i CPR-registret, virksomheder i CVR-registret samt BBR-registret med boliger. De fleste virksomheder anvender Microsoft SharePoint, der kom frem i 2001, og lige siden har dette været det mest udbredte system i verden. Microsoft SharePoint er naturligvis fuldt integreret med de øvrige Microsoft Office programmer, som de fleste kender i forvejen, og integration samt kompatibilitet har altid været vigtige parametre til at få mange brugere verden over.

Billede: Kinologik

Billede: kilokon.tw

Sådan opnår du bedre IT-infrastruktur

Alle firmaer anvender IT-udstyr i større eller mindre grad, da man med moderne IT-systemer i dag nemt kan have kontakt med kunder gennem e-mail kontakt samt annoncering via firmaets hjemmeside, hvor firmaets nøgleområder fremgår. Man kan anvende IT-udstyr på samtlige opgaver i firmaet, og hvis disse er korrekt organiserede og strukturerede, så kan man altid holde styr på firmaets varer, forarbejdning, lager samt ordrestyring. Med en integreret IT-infrastruktur kan man opnå mange besparelser i form af tidsbesparelser (mandetimer), og samtidigt er det også nemmere at håndtere for både firmaet samt kunderne, da man ofte kan logge ind på hjemmesiden og se sine ordrer og hvor de befinder sig i systemet.

Sådan kan man bedre strukturere sine IT-opgaver

Firmaet bør jævnligt gennemgå sin IT-struktur, således man altid anvender de mest moderne styringsprogrammer, så man ikke sakker bagefter konkurrenterne. Man bør fokusere på en papirløs administration, således alle ordrebestillinger modtages i elektronisk form f.eks. via en bestillingsformular på firmaets hjemmeside. Det er meget nemmere at håndtere dagens ordrer, når de findes i systemet i forvejen, således de hurtigt kan sendes til lageret og pakkes og sendes af sted. Denne logistikopgave kan nemt løses effektivt og hurtigt, hvis firmaet anvender et struktureret IT-system. Uanset hvilke produkter man forarbejder eller forhandler, så er IT-strukturen nogenlunde ensartet, så man kan som regel anvende standardsystemer på området, som nemt kan tilpasses firmaets eksakte behov.

Outsourcing af IT-opgaverne

Man kan naturligvis have ansat et par dygtige IT-folk til at tage sig af hardware og software, således servere, netværk samt hjemmeside altid er oppe og velfungerende, men man kan i mange tilfælde billigere og mere effektivt outsource IT-opgaven til et konsulentfirma med speciale i håndtering af IT-opgaver. Fordelene er store ved outsourcing-løsningerne, da man nemmere kan overskue de månedlige omkostninger, og man er sikker på at have kompetente folk til opgaverne, og således kan firmaet koncentrere sig om at drive firmaets nøgleprodukter, og det er resursebesparende med hensyn til både lønninger og plads i firmaet.

Billede: Jelinjer

Hurtig og effektiv computer reparation

Alle computere går i stykker før eller siden, og det største problem opstår, hvis de er tale om et helt IT-netværk, der bryder ned og skal serviceres. Et velfungerende IT-system udgør rygraden hos de fleste virksomheder, da IT er et effektivt ledelsesredskab samt til at overvåge virksomhedens drift og håndtering af kundernes bestillinger. Derfor skal IT problemer især i erhvervslivet udbedres hurtigt og kompetent, og der er det en god idé at have en aftale med en lokal IT forretning, som kan håndtere både små samt større opgaver. Den landsdækkende kæde af IT-forretninger CBCIT leverer både nyt IT-udstyr, men de foretager også rådgivning og computer reparation på eget værksted.

Fordele ved lokal IT support og computer reparation

Det er ofte meget hurtigere og nemmere at få løst sine IT problemer, hvis man har en lokal IT-forretning i lokalområdet, hvor der både findes kompetente fagfolk men også alle former for nyt udstyr samt tilbehør, så man ikke skal vente flere dage på varerne. Desuden er det rart med en personlig kontakt, hvor man kan få en individuel rådgivning og service, der præcis passer til hver enkelte kundes behov. Uanset om man har brug for en pc reparation, en printer, forbrugsstoffer eller et netværk med software, så er det bekvemt med en lokal forretning i nærheden, som man altid kan tage over til og få løst sine IT-problemer i en fart.

Serviceydelser hos CBCIT

Hos CBCIT kan man servicere både private samt erhvervskunder, således alle kan få anskaffet passende IT udstyr til netop deres behov, da CBCIT lagerfører de nyeste IT-produkter fra de kendteste mærker. Her kan man også få lavet en serviceaftale på sit IT-udstyr, så man er dækket ind mod problemer, så man kan koncentrere sig om driften af sin egen virksomhed, og lade IT-eksperterne tage sig af IT-problemerne. En ekstra god service ved butikskæden er, at der hvert sted kan foretages reparation af computer på stedet, da butikkerne har eget IT-værksted, så man faktisk kan få lavet sin PC på kort tid. Mange gange kan problemet være så simpelt, at en IT-tekniker på under en halv time kan finde og afhjælpe problemet. En computer reparation er ofte en let opgave for en fagmand, da computere er opbygget i moduler, og man så blot udskifter det defekte modul, så systemet hurtigt fungerer igen. Teknikerne kan klare fejlfinding på stedet, så du i en fart kan få din computer til at virke perfekt igen. Det er desuden muligt at få teknikerne til at rykke ud til den enkelte kunde for at afhjælpe større problemer, hvilket igen er nemt, når man har en lokal IT-ekspert at trække på.