IT-projektledelse og kommunikation

Man læser ofte i medierne om store kuldsejlede IT-projekter til mange millioner kroner,  og det er både indenfor den offentlige sektor samt i det private erhvervsliv. Problemet skyldes flere parametre og aspekter, men fælles for projekterne er dårligt overblik og struktur samt elendig kommunikation og projektledelse. Det virkelige problem er ofte en kombination af disse ledelsesværktøjer, og kommunikation er et nøgleord i den sammenhæng.

Vigtigheden af god kommunikation

I forbindelse med IT-projekter er effektiv ledelse og kommunikation meget vigtigt, da mange ting skal spille sammen og gå op i en højere enhed for at virke efter hensigten. Hvis den rette kommunikation ikke når frem i tide, så kan det få en afgørende rolle for projekts overlevelse. Udviklingen går meget stærkt på IT-området, så derfor spiller timing en afgørende rolle, og et projekt må derfor helst ikke blive forsinket, da man så hurtigt vil kunne overhales af eventuelle konkurrenter. Man kan ikke undgå at tænke på f.eks. planlægningen af DSBs anskaffelse af IC4 togene samt det ambitiøse IT-system til Danmarks AF-kontorer, som aldrig rigtigt kom i brug trods enorme resurser brugt til administration og ledelse af projekterne. Alfa og Omega er derfor, at struktur og kommunikation er vigtige nøgleord i alle typer af projektledelse, så man får lavet de rette opgaver til rette tid.

Fejl ved IT-projektledelse

For at IT-projekter skal få succes, er det nødvendigt, at disse tre faktorer er i balance:

  1. Tid
  2. Omkostninger
  3. Scope (omfang)

Dette kan være vanskeligt i virkeligheden, og successer opstår på grund af dygtige ledere inden for projektledelse, arkitektur og kvalitetssikring, som sikrer at anvendt tid, omkostninger og scope er tilpasset såvel it-organisationen såvel som virksomheden. Alle virksomheder kan naturligvis ikke håndtere alle opgaver i forbindelse med et større IT-ledelsesprojekt, så derfor bør man ansætte kvalificerede medhjælpere i firmaet eller eksterne konsulenter, så man nemmere kan tage de vigtige beslutninger ud fra et godt beslutningsgrundlag. Dygtige projektledere kan effektivt udnytte deres viden og færdigheder for at kunne navigere gennem de kritiske områder af ethvert IT-projekt. Ved implementering af et integreret IT-system, så kan man opnå en stor gevinst, hvis man har struktureret de rette behov fra starten af, og i modsat fald kan man risikere at ende med et projekt, der ikke kan løfte den ønskede opgave på tilfredsstillende vis.

Vidensdeling med ESDH-systemer

Det er ingen hemmelighed, at viden er magt, da dette har været tilfældet igennem hele verdenshistorien. Via internettet kan alle hente uendelige former for viden, så kunsten består i at kun indhente den relevante viden og præsentere den hurtigt og effektivt, da al unødvendig viden reelt blot er en tidsrøver. Når en virksomhed skal arbejde effektivt, så skal firmaets viden også distribueres på rette måde for at virke hensigtsmæssigt. Visse overordnede beslutninger skal firmaets ledelse håndtere, mens mail korrespondance og anden kundeservice samt øvrige kundeekspeditioner klares af de respektive medarbejdere. Op igennem systemet er det dog nødvendigt for visse medarbejdere at kunne trække på de nødvendige oplysninger, som skal deles mellem de relevante medarbejdere. Til dette formål anvender man et specielt ESDH-system, der netop har til formål at gøre viden let tilgængelig, således sager og henvendelser lettere kan registreres og findes frem.

Krav til et effektivt ESDH-system

Et godt og velfungerende ESDH-system skal være fleksibelt og gerne kunne opfylde disse krav:

  • Brevfletning.
  • Integration til telefonsystem.
  • Have vandtætte skotter.
  • Være integreret med Microsoft Office.
  • Skal indeholde et medlemssystem.
  • Indeholde modtagelse og arkivering af mails.
  • Oprettelse af workflow og arbejdsgange i systemet.
  • Have en mobil løsning.
  • Kunne generere diverse statistikker og rapporter.
  • Have dokumentstyring.

Man anvender i dag ESDH-systemer i både skoler, den offentlige sektor samt i private virksomheder, idet man derved nemt og effektivt kan deles om viden og data. I private eller mindre sammenhænge kan man endda anvende billige eller visse gange helt gratis løsninger såsom:

  • Dropbox
  • Google Drive
  • Microsoft One

Her kan man oprette et online lager, hvor man kan deles om indholdet samt redigere i indholdet, der automatisk lagres på en cloud løsning i skyen. Mange virksomheder anvender professionelle løsninger til at gemme deres data med en cloud løsning, som dels er mere sikker og nem at tilgå.

Microsoft SharePoint

ESDH dækker over flere begrebet såsom forskellige IT-løsninger med styringssoftware, hvor man håndterer journaler, arkiver, sagsmapper, billedmaterialer, dokumenter mv. Man har altid haft et ønske om, at et effektivt ESDH-system organisatorisk set skulle være et tværgående system, som håndterer alle dokumenter i firmaet. Systemet indeholder normalt en capture-funktion til modtagelse af dokumenter, hvilket kan være scannede dokumenter eller tekstdokumenter. Mails skal systemet kunne journalisere strategisk sammen med de øvrige dokumenter. Staten har været et foregangseksempel, når man har skullet oprette registre over personer i CPR-registret, virksomheder i CVR-registret samt BBR-registret med boliger. De fleste virksomheder anvender Microsoft SharePoint, der kom frem i 2001, og lige siden har dette været det mest udbredte system i verden. Microsoft SharePoint er naturligvis fuldt integreret med de øvrige Microsoft Office programmer, som de fleste kender i forvejen, og integration samt kompatibilitet har altid været vigtige parametre til at få mange brugere verden over.

Billede: Kinologik

Billede: kilokon.tw

Sådan opnår du bedre IT-infrastruktur

Alle firmaer anvender IT-udstyr i større eller mindre grad, da man med moderne IT-systemer i dag nemt kan have kontakt med kunder gennem e-mail kontakt samt annoncering via firmaets hjemmeside, hvor firmaets nøgleområder fremgår. Man kan anvende IT-udstyr på samtlige opgaver i firmaet, og hvis disse er korrekt organiserede og strukturerede, så kan man altid holde styr på firmaets varer, forarbejdning, lager samt ordrestyring. Med en integreret IT-infrastruktur kan man opnå mange besparelser i form af tidsbesparelser (mandetimer), og samtidigt er det også nemmere at håndtere for både firmaet samt kunderne, da man ofte kan logge ind på hjemmesiden og se sine ordrer og hvor de befinder sig i systemet.

Sådan kan man bedre strukturere sine IT-opgaver

Firmaet bør jævnligt gennemgå sin IT-struktur, således man altid anvender de mest moderne styringsprogrammer, så man ikke sakker bagefter konkurrenterne. Man bør fokusere på en papirløs administration, således alle ordrebestillinger modtages i elektronisk form f.eks. via en bestillingsformular på firmaets hjemmeside. Det er meget nemmere at håndtere dagens ordrer, når de findes i systemet i forvejen, således de hurtigt kan sendes til lageret og pakkes og sendes af sted. Denne logistikopgave kan nemt løses effektivt og hurtigt, hvis firmaet anvender et struktureret IT-system. Uanset hvilke produkter man forarbejder eller forhandler, så er IT-strukturen nogenlunde ensartet, så man kan som regel anvende standardsystemer på området, som nemt kan tilpasses firmaets eksakte behov.

Outsourcing af IT-opgaverne

Man kan naturligvis have ansat et par dygtige IT-folk til at tage sig af hardware og software, således servere, netværk samt hjemmeside altid er oppe og velfungerende, men man kan i mange tilfælde billigere og mere effektivt outsource IT-opgaven til et konsulentfirma med speciale i håndtering af IT-opgaver. Fordelene er store ved outsourcing-løsningerne, da man nemmere kan overskue de månedlige omkostninger, og man er sikker på at have kompetente folk til opgaverne, og således kan firmaet koncentrere sig om at drive firmaets nøgleprodukter, og det er resursebesparende med hensyn til både lønninger og plads i firmaet.

Billede: Jelinjer

Hurtig og effektiv computer reparation

Alle computere går i stykker før eller siden, og det største problem opstår, hvis de er tale om et helt IT-netværk, der bryder ned og skal serviceres. Et velfungerende IT-system udgør rygraden hos de fleste virksomheder, da IT er et effektivt ledelsesredskab samt til at overvåge virksomhedens drift og håndtering af kundernes bestillinger. Derfor skal IT problemer især i erhvervslivet udbedres hurtigt og kompetent, og der er det en god idé at have en aftale med en lokal IT forretning, som kan håndtere både små samt større opgaver. Den landsdækkende kæde af IT-forretninger CBCIT leverer både nyt IT-udstyr, men de foretager også rådgivning og computer reparation på eget værksted.

Fordele ved lokal IT support og computer reparation

Det er ofte meget hurtigere og nemmere at få løst sine IT problemer, hvis man har en lokal IT-forretning i lokalområdet, hvor der både findes kompetente fagfolk men også alle former for nyt udstyr samt tilbehør, så man ikke skal vente flere dage på varerne. Desuden er det rart med en personlig kontakt, hvor man kan få en individuel rådgivning og service, der præcis passer til hver enkelte kundes behov. Uanset om man har brug for en pc reparation, en printer, forbrugsstoffer eller et netværk med software, så er det bekvemt med en lokal forretning i nærheden, som man altid kan tage over til og få løst sine IT-problemer i en fart.

Serviceydelser hos CBCIT

Hos CBCIT kan man servicere både private samt erhvervskunder, således alle kan få anskaffet passende IT udstyr til netop deres behov, da CBCIT lagerfører de nyeste IT-produkter fra de kendteste mærker. Her kan man også få lavet en serviceaftale på sit IT-udstyr, så man er dækket ind mod problemer, så man kan koncentrere sig om driften af sin egen virksomhed, og lade IT-eksperterne tage sig af IT-problemerne. En ekstra god service ved butikskæden er, at der hvert sted kan foretages reparation af computer på stedet, da butikkerne har eget IT-værksted, så man faktisk kan få lavet sin PC på kort tid. Mange gange kan problemet være så simpelt, at en IT-tekniker på under en halv time kan finde og afhjælpe problemet. En computer reparation er ofte en let opgave for en fagmand, da computere er opbygget i moduler, og man så blot udskifter det defekte modul, så systemet hurtigt fungerer igen. Teknikerne kan klare fejlfinding på stedet, så du i en fart kan få din computer til at virke perfekt igen. Det er desuden muligt at få teknikerne til at rykke ud til den enkelte kunde for at afhjælpe større problemer, hvilket igen er nemt, når man har en lokal IT-ekspert at trække på.